Trong giao dịch dân sự, việc xác lập các chứng cứ pháp lý đóng vai trò then chốt để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia. Vi bằng là một loại văn bản có giá trị pháp lý quan trọng, bên cạnh các loại văn bản quen thuộc như hợp đồng, biên bản, giấy tờ công chứng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về vi bằng, cũng như giá trị pháp lý và các quy định của pháp luật liên quan đến loại văn bản này. Bài nghiên cứu này sẽ đi sâu phân tích về vi bằng, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan và đầy đủ về khái niệm, đặc điểm, giá trị pháp lý, trình tự, thủ tục lập vi bằng, cũng như so sánh vi bằng với các loại văn bản pháp lý khác.
1. Định nghĩa vi bằng
Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại, “vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này”. Như vậy, có thể hiểu vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập ra, nhằm ghi nhận một cách khách quan, trung thực những sự kiện, hành vi có thật mà Thừa phát lại đó trực tiếp chứng kiến theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Vi bằng có thể bao gồm cả hình ảnh, âm thanh, video nếu cần thiết.
2. Các loại vi bằng
Pháp luật Việt Nam không quy định cụ thể về các loại vi bằng. Tuy nhiên, dựa trên thực tiễn và nhu cầu của các bên trong các giao dịch, quan hệ xã hội, có thể phân loại vi bằng theo nội dung được ghi nhận. Dưới đây là một số loại vi bằng phổ biến:
Vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi: Đây là loại vi bằng phổ biến nhất, được sử dụng để ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật xảy ra trong thực tế. Ví dụ: vi bằng ghi nhận việc giao nhận tiền, gửi thông báo đòi nợ, xác lập hợp đồng, lập di chúc, hành vi vi phạm pháp luật… Loại vi bằng này có vai trò quan trọng trong việc chứng minh các giao dịch, hành vi đã diễn ra, đặc biệt là trong trường hợp phát sinh tranh chấp.
Vi bằng ghi nhận hiện trạng: Vi bằng ghi nhận hiện trạng được sử dụng để ghi nhận tình trạng thực tế của một đối tượng, tài sản tại một thời điểm nhất định. Ví dụ: vi bằng ghi nhận hiện trạng nhà đất, công trình xây dựng, hiện trạng hàng hóa trước khi vận chuyển… Vi bằng này thường được sử dụng trong các giao dịch liên quan đến bất động sản, xây dựng, vận chuyển hàng hóa, giúp các bên tránh được những tranh chấp về sau.
Vi bằng ghi nhận thông tin trên internet: Trong thời đại công nghệ số, vi bằng ghi nhận thông tin trên internet ngày càng trở nên phổ biến. Loại vi bằng này được sử dụng để ghi nhận các thông tin, hình ảnh, video trên môi trường internet. Ví dụ: vi bằng ghi nhận thông tin liên quan đến việc bị xúc phạm, bôi nhọ danh dự, vi phạm bản quyền… Vi bằng này có giá trị pháp lý như một chứng cứ điện tử, giúp các bên bảo vệ quyền lợi của mình trên không gian mạng.
Vi bằng ghi nhận buổi làm việc, cuộc họp: Vi bằng ghi nhận buổi làm việc, cuộc họp được sử dụng để ghi nhận nội dung, diễn biến của một buổi làm việc, cuộc họp, hội nghị. Ví dụ: vi bằng ghi nhận nội dung buổi làm việc giữa các bên, cuộc họp, đại hội đồng cổ đông… Vi bằng này giúp các bên có bằng chứng rõ ràng về những gì đã được thảo luận, thống nhất trong buổi làm việc, cuộc họp, tránh được những tranh cãi, hiểu lầm sau này.
3. Trình tự, thủ tục lập vi bằng
Theo quy định tại Điều 38, 39 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, trình tự, thủ tục lập vi bằng được thực hiện như sau:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng: Người có nhu cầu lập vi bằng sẽ đến Văn phòng Thừa phát lại để yêu cầu và được tư vấn về các quy định pháp luật liên quan. Người yêu cầu cần chuẩn bị các giấy tờ sau: Phiếu yêu cầu lập vi bằng; Phiếu thỏa thuận lập vi bằng trong đó có các nội dung: nội dung cần lập vi bằng, thời gian, địa điểm lập vi bằng, chi phí lập vi bằng…
Bước 2: Thỏa thuận lập vi bằng: Người yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại sẽ thỏa thuận bằng văn bản về các nội dung như: nội dung vi bằng, thời gian, địa điểm, chi phí lập vi bằng…
Bước 3: Tiến hành lập vi bằng: Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến sự kiện, hành vi và lập vi bằng một cách khách quan, trung thực. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng. Khi lập vi bằng, Thừa phát lại phải giải thích rõ cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng. Người yêu cầu phải ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng. Vi bằng phải được Thừa phát lại ký vào từng trang. Vi bằng có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự; vi bằng có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lại giữa các tờ; số lượng bản chính của mỗi vi bằng do các bên tự thỏa thuận.
Bước 4: Thanh lý thỏa thuận lập vi bằng: Người yêu cầu thanh toán chi phí và nhận vi bằng.
Bước 5: Đăng ký và lưu trữ vi bằng: Văn phòng Thừa phát lại gửi vi bằng đến Sở Tư pháp để đăng ký và lưu trữ theo quy định. Sở Tư pháp có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu về vi bằng để quản lý.
4. Giá trị pháp lý của vi bằng
Theo quy định tại Điều 36 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, vi bằng có giá trị pháp lý như sau:
Nguồn chứng cứ: Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính.
Căn cứ để hỗ trợ thực hiện giao dịch: Vi bằng là căn cứ để hỗ trợ thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác.
5. So sánh vi bằng với các loại văn bản pháp lý khác
Đặc điểm Vi bằng Biên bản Hợp đồng
Chủ thể lập Thừa phát lại Cá nhân, tổ chức có thẩm quyền Các bên tham gia hợp đồng
Mục đích Ghi nhận sự kiện, hành vi có thật Ghi nhận nội dung, kết quả của một sự việc, hoạt động Xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên
Giá trị pháp lý Nguồn chứng cứ Chứng cứ, tùy thuộc vào tính chất của biên bản Căn cứ pháp lý để thực hiện quyền và nghĩa vụ
Trình tự, thủ tục Theo quy định tại Nghị định 08/2020/NĐ-CP Có thể do các bên tự thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật chuyên ngành Theo quy định pháp luật và thỏa thuận của các bên
Phân biệt vi bằng và văn bản công chứng:
Mặc dù đều là văn bản pháp lý, nhưng vi bằng và văn bản công chứng có những điểm khác biệt quan trọng. Điểm khác biệt then chốt là vi bằng chỉ ghi nhận sự kiện và hành vi, trong khi văn bản công chứng xác nhận tính hợp pháp và xác thực của giao dịch. Ví dụ, trong giao dịch mua bán nhà đất, vi bằng có thể ghi nhận việc hai bên đã gặp nhau và trao đổi tiền, nhưng không có giá trị pháp lý như hợp đồng mua bán công chứng.
6. Một số trường hợp không được lập vi bằng
Theo quy định tại Điều 37 Nghị định 08/2020/NĐ-CP, Thừa phát lại không được lập vi bằng trong các trường hợp sau:
- Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng, đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.
- Xác nhận nội dung hợp đồng, giao dịch thuộc phạm vi công chứng, chứng thực.
- Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh.
- Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện giao dịch trái pháp luật.
- Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức đang thi hành công vụ.
- Ghi nhận sự kiện, hành vi không do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
7. Lưu trữ vi bằng
Vi bằng phải được lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng. Việc lưu trữ này đảm bảo vi bằng được bảo quản an toàn, tránh bị thất lạc, hư hỏng và có thể được sử dụng lâu dài.
Vi bằng là một loại văn bản pháp lý quan trọng trong hệ thống pháp luật Việt Nam. Vi bằng có giá trị chứng cứ trong các vụ việc dân sự, hành chính, giúp các bên bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Tuy nhiên, vi bằng có những hạn chế nhất định và không thể thay thế hoàn toàn các loại văn bản pháp lý khác như văn bản công chứng, chứng thực.
Trong thực tiễn, vi bằng thường được sử dụng để ghi nhận các sự kiện, hành vi có thật, làm căn cứ để giải quyết tranh chấp hoặc hỗ trợ cho việc thực hiện các giao dịch. Việc hiểu rõ về vi bằng, giá trị pháp lý và trình tự, thủ tục lập vi bằng sẽ giúp cá nhân, cơ quan, tổ chức sử dụng vi bằng một cách hiệu quả, góp phần đảm bảo an ninh, trật tự pháp lý và thúc đẩy các hoạt động giao dịch dân sự diễn ra thuận lợi, an toàn.
