Hóa đơn điện tử đang ngày càng trở nên phổ biến trong các giao dịch thương mại tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải hóa đơn điện tử nào cũng hợp lệ. Vậy hóa đơn điện tử hợp lệ là gì và làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn?
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về hóa đơn điện tử… ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế. Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn được lập, phát hành và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Cụ thể, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử: Hóa đơn điện tử phải được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đảm bảo tính xác định và toàn vẹn thông tin: Mỗi hóa đơn điện tử phải có số hóa đơn duy nhất, được lập theo trình tự thời gian và thông tin trên hóa đơn phải được đảm bảo toàn vẹn từ khi tạo lập đến khi lưu trữ và sử dụng.
Tuân thủ về nội dung: Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật , bao gồm:
Tên hóa đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…
- Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có).
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng.
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan (nếu có).
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
Đảm bảo về định dạng: Hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng XML (eXtensible Markup Language) và bao gồm 2 thành phần bắt buộc là thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
- Đúng thời điểm lập: Thời điểm lập hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định, cụ thể:
Đối với bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. - Số thập phân trên hóa đơn điện tử: Theo quy định hiện hành, việc sử dụng số thập phân trên hóa đơn điện tử là được phép. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho cả người bán và người mua.
Tiêu chuẩn kỹ thuật của hóa đơn điện tử hợp lệ
Ngoài các yêu cầu về nội dung và hình thức nêu trên, hóa đơn điện tử hợp lệ còn phải đáp ứng một số tiêu chuẩn kỹ thuật sau :
- Mẫu số: Mẫu số hóa đơn điện tử phải tuân thủ quy định của Bộ Tài chính.
Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn điện tử phải thể hiện rõ loại hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng…) và hình thức phát hành (đặt in, tự in).
Chữ ký điện tử: Hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử hợp lệ của người bán.
Định dạng XML: File XML của hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị sửa đổi.Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ giúp đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch, ngăn ngừa rủi ro từ hóa đơn giả hoặc sai sót, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định thuế. Quá trình này còn hỗ trợ quản lý hóa đơn hiệu quả, nâng cao tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp.
Một hóa đơn điện tử được xác định là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ. Có nhiều cách để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Dưới đây là một số cách phổ biến:
Có hai cách để tra cứu hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế:
Cách 1:
Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ .
- Nhập các thông tin cần thiết: Mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha .
Loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng… - Ký hiệu hóa đơn: Bỏ chữ số 1, chỉ lấy các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã. Ví dụ: 1C21TML -> C21TML
- Số hóa đơn: Có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số. Ví dụ: 1 hoặc 00000001
- Tổng tiền thanh toán: Nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
- Mã captcha: Nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiện thị ở bên trái màn hình.
Nhấn “Tìm kiếm”.
Kết quả:
Nếu hóa đơn hợp lệ, sẽ có thông báo “Đã cấp mã hóa đơn” .
Nếu không hợp lệ, thông báo sẽ là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp” .
Cách 2:
Truy cập vào địa chỉ http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html.
Nhập đầy đủ các thông tin:
Mã số thuế của người bán.
Ký hiệu hóa đơn.
Số hóa đơn.
Mã xác thực.
Nhấn “Tìm kiếm”.
Kết quả:
Nếu hóa đơn hợp lệ: Hệ thống sẽ hiển thị là Đã cấp mã hóa đơn.
Nếu hóa đơn điện tử không hợp lệ: Hệ thống sẽ hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp”.
Tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử
Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ .
Đăng nhập bằng tài khoản đã được cấp .
Chọn “Tra cứu” -> “Tra cứu hóa đơn” -> “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” hoặc “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” .
Nhập các thông tin cần thiết và nhấn “Tìm kiếm” .
Sử dụng phần mềm
Bạn có thể sử dụng các phần mềm sau để kiểm tra hóa đơn điện tử:
Có 3 cách để tra cứu:
- Nhập mã số tra cứu hóa đơn .
- Tải lên file XML của hóa đơn .
- Nhập mã số hóa đơn .
Khi kiểm tra hóa đơn, bạn cần chú ý các thông tin sau:
- Thông tin người mua: Mã số thuế, địa chỉ, tên người mua.
Thông tin người bán: Địa chỉ, tên người bán.
Chữ ký điện tử: Đã hợp lệ chưa.
Các công cụ, phần mềm hỗ trợ kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Lợi ích của hóa đơn điện tử
So với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích như:
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển.
Nâng cao hiệu quả: Tự động hóa quy trình lập, phát hành và quản lý hóa đơn.
Dễ dàng lưu trữ và tra cứu: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử, dễ dàng tra cứu và quản lý.
Bảo vệ môi trường: Giảm thiểu sử dụng giấy.
Hậu quả pháp lý của việc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ
Việc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ có thể dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng, bao gồm:
- Bị xử phạt hành chính: Phạt tiền, đình chỉ hoạt động.
Bị truy cứu trách nhiệm hình sự: Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không hợp lệ để trốn thuế hoặc gian lận thuế.
Vai trò của hóa đơn điện tử trong việc chống trốn thuế
Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường tính minh bạch và giảm thiểu trốn thuế. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó hạn chế tình trạng trốn thuế.
Kết luận
Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật về hình thức, nội dung, tiêu chuẩn kỹ thuật và thời điểm lập. Việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người mua và người bán, đồng thời tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Có nhiều cách để kiểm tra hóa đơn điện tử, bao gồm tra cứu trên website của Tổng cục Thuế, sử dụng phần mềm hỗ trợ hoặc kiểm tra các thông tin trên hóa đơn. Việc sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích về kinh tế và hiệu quả hoạt động.
